La empresa HOTEL VENECIA CONFORT en acatamiento a la normativa vigente acerca de la protección de datos personales en Colombia, especialmente la Ley 1581 de 2012; establece a través del presente documento las políticas de tratamiento y protección de datos personales, las cuales se aplicaran para todo acto de recolección, tratamiento, transferencia, transmisión, actualización, rectificación o cualquier otra acción, cualquiera sea, de tratamientos de los datos de CLIENTES, PROVEEDORES, RECURSO HUMANO y cualquier otra persona que tenga relación con HOTEL VENECIA CONFORT empresa identificada con NIT 36.753.246-7 ubicada en la ciudad de Pasto.
Los datos principales de HOTEL VENECIA CONFORT Son:
Domicilio ubicado en: Carrera 8 # 18 – 32, San Juan de Pasto – Nariño, Colombia
Teléfono: + 57 (2) 730 11 35
Correo electrónico: hotelveneciapasto@gmail.com
Página web: www.hotelveneciaconfort.com
La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en el art 15, 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por HOTEL VENECIA CONFORT respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.
HOTEL VENECIA CONFORT, con la finalidad de garantizar a sus CLIENTES, PROVEEDORES, RECURSO HUMANO y cualquier otra persona que tenga relación con el hotel, la adecuada utilización y tratamiento de sus datos personales y en cumplimiento de la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales (Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013) se permite presentar las Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) de la empresa en relación con la recolección, uso, transferencia y tratamiento de los mismos, en virtud de la autorización que ha sido otorgada por los Titulares de la información. A través de esta política HOTEL VENECIA CONFORT, indica los lineamentos generales adoptados para el uso adecuado y la protección de los datos personales de los titulares, así como la finalidad de la recolección de la información, los derechos de los Titulares, el área responsable de atender las quejas y reclamos, así como los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información.
HOTEL VENECIA CONFORT en cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data, solo recolecta Datos Personales y datos sensibles, cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos personales.
Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables desde la fecha de autorización y hasta la fecha que resulte necesario y razonable de las siguientes definiciones:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
b) Aviso de privacidad: Documento físico, de comunicación verbal, escrita, por medio electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular en el aviso de privacidad para el tratamiento de sus datos personales mediante la cual se comunica al Titular, la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
c) Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
e) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
l) Transferencia: La trasferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
m) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la república de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Los principios establecidos a continuación constituyen los parámetros generales que serán respetados por HOTEL VENECIA CONFORT en los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos personales mencionados a continuación:
a) Principio de finalidad: el Tratamiento de los datos personales recogidos por HOTEL VENECIA CONFORT debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informado el Titular.
b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de HOTEL VENECIA CONFORT en cualquier momento y sin restricciones, la información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
e) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a ley.
f) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de HOTEL VENECIA CONOFRT. se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
Parágrafo Primero: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.
Las políticas dispuestas en este documento se aplicarán al tratamiento de datos personales, efectuado dentro del territorio colombiano o por fuera de él, en virtud de los tratados internacionales, las relaciones contractuales, alianzas, o cualquier otra forma de vinculación.
La aplicación de esta política tiene como tratamiento todos los datos personales del titular de la información e inclusive en datos sensibles de su grupo familiar al momento de contrataciones laborales y requisitos en el giro ordinario del negocio.
Las políticas contempladas se aplicarán y obligarán a las siguientes personas:
a) Representante legal
b) Contador(a)
c) Personal interno de HOTEL VENECIA CONFORT, directivos o no, que custodien, traten, tengan acceso o cualquier otra forma de relacionamiento con las bases de datos de la empresa.
d) Contratistas, personas naturales, personas jurídicas, consorcios, uniones temporales o cualquier otra, que presten sus servicios a HOTEL VENECIA CONFORT bajo cualquier modalidad de vinculación o relación comercial, en virtud de las cuales se efectúe cualquier tratamiento de datos de carácter personal o sensible.
e) Cualquier persona con la cual exista una relación legal de orden estatutario, contractual, de servicios o cualquier otra.
f) Terceros de quienes HOTEL VENECIA CONFORT ha obtenido legalmente información
g) Usuarios del hotel
h) Las demás personas que establezca la ley.
HOTEL VENECIA CONFORT requiere para llevar a cabo el adecuado tratamiento de los datos de los DESTINATARIOS descritos en el numeral anterior, autorización libre, expresa del titular o su representante, para realizar el uso de los datos del titular. La autorización podrá constar en cualquier medio, como documento físico, electrónico o en cualquier formato que permita su posterior consulta. La autorización se entenderá como el consentimiento informado emitido de manera libre y consciente por el titular o su representante, en la cual HOTEL VENECIA CONFORT informa la siguiente información:
HOTEL VENECIA CONFORT o el responsable de los datos recolectados y tratados, deberá conservar prueba de la autorización emitida por el TITULAR y/o su representante, la cual deberá estar disponible en todo momento para la consulta de los mismos.
La autorización descrita en el numeral anterior, no será necesaria en los siguientes casos:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el registro civil de las personas.
Los datos personales, podrán ser suministrados únicamente a las siguientes personas:
a) Los TITULARES, sus causahabientes o sus representantes legales.
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c) A los terceros autorizados por el titular de manera escrita, y/o los terceros autorizados por la Ley.
Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de HOTEL VENECIA CONFORT, en calidad de responsable o encargado de los mismos, se regirán por los siguientes parámetros.
HOTEL VENECIA CONFORT tratará los datos personales de sus empleados, contratistas, proveedores, pasantes, aprendices, personas que se postulen para vacantes de la siguiente manera:
HOTEL VENECIA CONFORT informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección; y obtendrá la autorización requerida para entregar dicha información a terceros y para cualquiera otra finalidad distinta a la de participar en este proceso.
HOTEL VENECIA CONFOIRT una vez agote el proceso de selección, informará el resultado negativo y devolverá a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados; cuando ello no fuere posible se procederá a su destrucción para lo cual habrá informado previamente al titular. La información obtenida por HOTEL VENECIA CONFORT respecto de quienes no fueron seleccionados, concretamente los resultados de las pruebas sicotécnicas y entrevistas, si fuere el caso, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad.
HOTEL VENECIA CONFORT almacenará los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los empleados, contratista, encargados u cualquier otra forma de vinculación con la empresa, en una carpeta virtual y/o física identificada con el nombre de cada uno de ellos, donde se depositará la documentación respectiva a cada persona.
Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, HOTEL VENECIA CONFORT procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral en un archivo físico o virtual seguro.
HOTEL VENECIA CONFORT protegerá y garantizar un adecuado tratamiento de los datos obtenidos de sus proveedores, por lo que solo los utilizará para las finalidades necesarias y establecidas para cada caso en concreto.
Los terceros que en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación o cualquier otra forma de vinculación con HOTEL VENECIA CONFORT accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de empleados, usuarios, clientes, potenciales clientes o cualquier otro tercero relacionado con HOTEL VENECIA CONFORT deberán adoptar los lineamentos dispuestos en esta Política, así como las adecuadas medidas de seguridad para garantizar la seguridad de los datos.
Los datos personales de los usuarios y potenciales usuarios de HOTEL VENECIA CONFORT se recolectarán y tratarán para los fines establecidos en el presente documento.
Los Datos Personales de los Titulares son recolectados por HOTEL VENECIA CONFORT en desarrollo de su objeto social, con las finalidades que se describirán a continuación sin ser limitantes:
Parágrafo Primero: La información suministrada por el Titular, será utilizada sin ser limitante para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados o archivados por HOTEL VENECIA CONFORT de acuerdo a sus posibilidades.
Los titulares de los datos personales que se encuentren en las bases de datos que reposen en los sistemas de información de HOTEL VENECIA CONFORT, tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución Política y la ley. El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular del dato personal, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos. El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y corresponderán al titular del dato de manera primigenia, salvo las excepciones de ley. De acuerdo con lo anterior; los titulares de la información tendrán derecho a:
HOTEL VENECIA CONFORT o cualquiera de los destinatarios de estas políticas, cuando asuman la calidad de responsables y/o encargados del tratamiento de datos personales, deberán cumplir los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, conforme a los datos otorgados por el TITULAR.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada por el TITULAR se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
p) Llevar un registro de aquellos datos que han sido modificados y las respectivas modificaciones, las cesiones de datos y transmisión de los mismos.
q) Abstenerse de usar aquellos datos que estén siendo controvertidos por el TITULAR o su representante o que la entidad judicial o administrativa competente hubiere ordenado no usar.
r) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas designadas para ello.
s) Llevar un registro central de las bases de datos que contengan datos personales que comprenda el historial desde su creación, tratamiento de la información y cancelación de la base de datos.
t) Realizar un historial donde consten los datos inactivos, al cual de igual manera deberá ser custodiado.
u) Llevar un registro organizado de las solicitudes realizadas por los TITULARES o sus representantes y las respuestas ofrecidas a los mismos.
Los Titulares de los Datos Personales o sus representantes, podrán en cualquier momento, consultar, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de los datos custodiados por HOTEL VENECIA CONFORT, para lo cual se fija el siguiente procedimiento:
a) El titular del dato y/o su representante interesado en el ejercicio de sus derechos, deberá acreditar tal condición, mediante copia del documento pertinente. Para el caso de los titulares, lo anterior deberá ser acreditado mediante cédula de ciudadanía, pasaporte, cédula de extranjería, registro civil. Los representantes, deberán comprobar tal situación a través de poder especial y/o poder general debidamente reconocido ante notario, certificado de existencia y representación –socios-, registro civil o sentencia judicial que así lo determine. Los anteriores documentos, podrán ser suministrados a HOTEL VENECIA CONFORT, por medio físico o digital.
b) El titular o su representante, deberá presentar solicitud de consulta, actualización, rectificación o supresión de sus datos, a través de documento físico o digital al correo electrónico hotelveneciapasto@gmail.com
c) PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS: La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos antes mencionados deberá contener mínimamente lo siguiente:
d) Una vez recibida la solicitud por parte de HOTEL VENECIA CONFORT y se constante que la misma configura un reclamo, se dispondrá sobre ella o en la misma la leyenda “reclamo en trámite”, lo cual se mantendrá hasta que sea decidido.
e) En caso que falte alguno de los requisitos antes mencionados en el literal c o cualquier otra información necesaria para responder la solicitud, HOTEL VENECIA CONFORT lo comunicará al interesado dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de su solicitud, con el fin que sean subsanados por el TITULAR o su representante.
f) Si pasado el término de dos (02) meses desde la fecha del requerimiento realizado por HOTEL VENECIA CONFORT, el TITULAR o su representante no suministra la información requerida o subsana los requerimientos, se entenderá que desistió de la solicitud inicial.
g) HOTEL VENECIA CONFORT contará con el término de diez (10) días hábiles para dar respuesta a la solicitud realizada por el TITULAR o sus representantes, si la misma es una consulta, o con quince (15) días hábiles si fuere un reclamo. Términos que se contarán desde el requerimiento realizado por HOTEL VENECIA CONFORT para que el TITULAR o su representante subsane los requisitos o suministre la información requerida por HOTEL VENECIA CONFORT.
Siempre que los términos antes indicados no pudieran ser cumplidos, esta situación se informará al solicitante antes del vencimiento del término.
Las bases de datos enunciadas en el presente documento tendrán una duración de veinte (20) años contados a partir de la obtención del dato personal respectivo. Salvo el caso de que el titular tenga un deber legal o contractual que amerite su permanencia en la base de datos por un término posterior.
Las presentes políticas de tratamiento de datos personales rigen a partir del TRES (3) de septiembre de 2020.
Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de HOTEL VENECIA CONFORT, en calidad de responsable o encargado de los mismos, se regirán por los siguientes parámetros.
HOTEL VENECIA CONFORT tratará los datos personales de sus empleados, contratistas, proveedores, pasantes, aprendices, personas que se postulen para vacantes de la siguiente manera:
HOTEL VENECIA CONFORT informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección; y obtendrá la autorización requerida para entregar dicha información a terceros y para cualquiera otra finalidad distinta a la de participar en este proceso.
HOTEL VENECIA CONFOIRT una vez agote el proceso de selección, informará el resultado negativo y devolverá a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados; cuando ello no fuere posible se procederá a su destrucción para lo cual habrá informado previamente al titular. La información obtenida por HOTEL VENECIA CONFORT respecto de quienes no fueron seleccionados, concretamente los resultados de las pruebas sicotécnicas y entrevistas, si fuere el caso, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad.
HOTEL VENECIA CONFORT almacenará los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los empleados, contratista, encargados u cualquier otra forma de vinculación con la empresa, en una carpeta virtual y/o física identificada con el nombre de cada uno de ellos, donde se depositará la documentación respectiva a cada persona.
Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, HOTEL VENECIA CONFORT procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral en un archivo físico o virtual seguro.
HOTEL VENECIA CONFORT protegerá y garantizar un adecuado tratamiento de los datos obtenidos de sus proveedores, por lo que solo los utilizará para las finalidades necesarias y establecidas para cada caso en concreto.
Los terceros que en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación o cualquier otra forma de vinculación con HOTEL VENECIA CONFORT accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de empleados, usuarios, clientes, potenciales clientes o cualquier otro tercero relacionado con HOTEL VENECIA CONFORT deberán adoptar los lineamentos dispuestos en esta Política, así como las adecuadas medidas de seguridad para garantizar la seguridad de los datos.
Los datos personales de los usuarios y potenciales usuarios de HOTEL VENECIA CONFORT se recolectarán y tratarán para los fines establecidos en el presente documento.
Los Datos Personales de los Titulares son recolectados por HOTEL VENECIA CONFORT en desarrollo de su objeto social, con las finalidades que se describirán a continuación sin ser limitantes:
Parágrafo Primero: La información suministrada por el Titular, será utilizada sin ser limitante para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados o archivados por HOTEL VENECIA CONFORT de acuerdo a sus posibilidades.
Los titulares de los datos personales que se encuentren en las bases de datos que reposen en los sistemas de información de HOTEL VENECIA CONFORT, tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución Política y la ley. El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular del dato personal, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos. El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y corresponderán al titular del dato de manera primigenia, salvo las excepciones de ley. De acuerdo con lo anterior; los titulares de la información tendrán derecho a:
HOTEL VENECIA CONFORT o cualquiera de los destinatarios de estas políticas, cuando asuman la calidad de responsables y/o encargados del tratamiento de datos personales, deberán cumplir los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, conforme a los datos otorgados por el TITULAR.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada por el TITULAR se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
p) Llevar un registro de aquellos datos que han sido modificados y las respectivas modificaciones, las cesiones de datos y transmisión de los mismos.
q) Abstenerse de usar aquellos datos que estén siendo controvertidos por el TITULAR o su representante o que la entidad judicial o administrativa competente hubiere ordenado no usar.
r) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas designadas para ello.
s) Llevar un registro central de las bases de datos que contengan datos personales que comprenda el historial desde su creación, tratamiento de la información y cancelación de la base de datos.
t) Realizar un historial donde consten los datos inactivos, al cual de igual manera deberá ser custodiado.
u) Llevar un registro organizado de las solicitudes realizadas por los TITULARES o sus representantes y las respuestas ofrecidas a los mismos.
Los Titulares de los Datos Personales o sus representantes, podrán en cualquier momento, consultar, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de los datos custodiados por HOTEL VENECIA CONFORT, para lo cual se fija el siguiente procedimiento:
a) El titular del dato y/o su representante interesado en el ejercicio de sus derechos, deberá acreditar tal condición, mediante copia del documento pertinente. Para el caso de los titulares, lo anterior deberá ser acreditado mediante cédula de ciudadanía, pasaporte, cédula de extranjería, registro civil. Los representantes, deberán comprobar tal situación a través de poder especial y/o poder general debidamente reconocido ante notario, certificado de existencia y representación –socios-, registro civil o sentencia judicial que así lo determine. Los anteriores documentos, podrán ser suministrados a HOTEL VENECIA CONFORT, por medio físico o digital.
b) El titular o su representante, deberá presentar solicitud de consulta, actualización, rectificación o supresión de sus datos, a través de documento físico o digital al correo electrónico hotelveneciapasto@gmail.com
c) PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS: La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos antes mencionados deberá contener mínimamente lo siguiente:
d) Una vez recibida la solicitud por parte de HOTEL VENECIA CONFORT y se constante que la misma configura un reclamo, se dispondrá sobre ella o en la misma la leyenda “reclamo en trámite”, lo cual se mantendrá hasta que sea decidido.
e) En caso que falte alguno de los requisitos antes mencionados en el literal c o cualquier otra información necesaria para responder la solicitud, HOTEL VENECIA CONFORT lo comunicará al interesado dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de su solicitud, con el fin que sean subsanados por el TITULAR o su representante.
f) Si pasado el término de dos (02) meses desde la fecha del requerimiento realizado por HOTEL VENECIA CONFORT, el TITULAR o su representante no suministra la información requerida o subsana los requerimientos, se entenderá que desistió de la solicitud inicial.
g) HOTEL VENECIA CONFORT contará con el término de diez (10) días hábiles para dar respuesta a la solicitud realizada por el TITULAR o sus representantes, si la misma es una consulta, o con quince (15) días hábiles si fuere un reclamo. Términos que se contarán desde el requerimiento realizado por HOTEL VENECIA CONFORT para que el TITULAR o su representante subsane los requisitos o suministre la información requerida por HOTEL VENECIA CONFORT.
Siempre que los términos antes indicados no pudieran ser cumplidos, esta situación se informará al solicitante antes del vencimiento del término.
Las bases de datos enunciadas en el presente documento tendrán una duración de veinte (20) años contados a partir de la obtención del dato personal respectivo. Salvo el caso de que el titular tenga un deber legal o contractual que amerite su permanencia en la base de datos por un término posterior.
Las presentes políticas de tratamiento de datos personales rigen a partir del TRES (3) de septiembre de 2020.
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